Implantar un Software Libre de CRM en mi empresa debe ser una consecuencia de establecer una clara estrategia de negocios focalizada en la relación con el cliente (estrategia de CRM). Aplicar estas políticas nos permite mejorar la calidad de las relaciones con nuestros clientes y ser mas productivos mejorando los procesos de gestión del ciclo de la venta de la empresa. Un software de CRM es una herramienta que facilita la implantación de esta estrategia y que
nos conduce a una mejora continua con una serie de pautas a seguir en nuestra gestión comercial y de atención al cliente.
Se puede implantar una estrategia de CRM con herramientas ofimáticas como Excel, Access, Word o Outlook pero la utilización de sistemas integrados de Software Libre como vTiger CRM o Surgar CRM nos permite mejorar de forma significativa la gestión integral de la interacción con nuestros clientes con el acceso a la información de una manera fácil y estructurada para todo nuestro personal en la empresa, por otro lado tener un seguimiento controlado de dichas interacciones y una capacidad de análisis de la productividad en el ciclo de venta de la organización.
Este tipo de herramientas de CRM aplican a la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas pero muy en especial a sectores como distribución comercial, gestión inmobiliaria, empresas de servicios y proyectos, control de canal indirecto de ventas, callcenters de llamadas o pedidos y atención a clientes.
Podemos enumerar los siguientes módulos y funciones que nos aportan estas plataformas vTiger CRM o Sugar CRM:
- Gestión de procesos de Marketing y Campañas: mediante esta función podemos controlar las distintas campañas comerciales (envios de mailings, acciones de telemarketing, control de seminarios y presentaciones), podemos definir los contactos asociados a estas campañas y gestionar la evolución del interés por parte de los mismos. La herramienta nos deja registro de los emails remitidos a los potenciales clientes e igualmente nos permite gestionar el correo mediante un cliente webmail.
- Gestión de Actividades: módulo de Calendario o Agenda y un registro de Actividades (llamadas, reuniones, tareas y notas de interacción con posibles clientes).
- Gestión del Proceso de la Venta: control de potenciales clientes, cuentas/clientes, contactos y oportunidades de venta. Vtiger CRM incluye módulos de Presupuesto, Pedidos, Facturas y Tarifas (funciones ya mas propias de programas de gestión comercial).
- PosVenta: módulo de control Incidencias asociadas a clientes y personal de la empresa asignado. VTiger CRM implementa una sección de Preguntas Frecuentes (FAQ) y Contratos de Servicios muy utiles para empresas que renuevan periodicamente servicios con sus clientes (contratos de alquiler, hosting, empresa de servicios de mantenimiento).
- Gestión de Inventario: VTiger CRM cuenta con las secciones de Productos, Control de Stock, Proveedores, Ordenes de Compra, Servicios y Tarifas (más propias de programas de gestión comercial).
- Informes y Reportes: en VTiger CRM se puede definir una serie de reportes, los cuales no permiten un buen grado de análisis de las principales variables de control del estado en la base de datos (número de contactos, oportunidades, presupuestos, número de ventas, volumen de actividad de nuestros comerciales). Además permite definir filtros cuando se crea y configura el reporte.
- Importación de datos: se pueden agregar nuevos datos y mezclar duplicados de manera automática y/o manual, importación de potenciales clientes, clientes, contactos, productos.
- Logs (registro de actividades realizadas en la plataforma por parte de los usuarios): en vTiger CRM dentro de la configuración se ve la auditoria por cada usuario, donde por cada acción se registra el Módulo, acción, ID registro, fecha y hora.
- Otros módulos extras: gestión de Documentos asociados a clientes, y cuadro de mando en la página de inicio. vTiger CRM incluye además sindicalización de contenidos (RSS), PBX Manager para sincronización con centralitas asterix y nube de etiquetas (Tag Cloud). Podemos crear filtros de búsqueda predefinidos (en base a criterios configurables) de nuestros contactos, clientes, potenciales, productos. Se puede realizar edición masiva de todos los campos de un conjunto de resultados. Por último podemos agregar nuevos campos de información facilmente a todas las fichas de contactos, clientes, presupuestos, productos, etc.
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En Hostgreen.com somos especialistas en la programación a medida, parametrización y formación en el uso de herramientas como vTiger CRM.
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