En Hostgreen estamos especializados en el desarrollo de software de gestión de vTiger CRM para empresas de gestión de instalaciones de maquinaria. Contamos con amplia experiencia en este tipo de proyectos dando soluciones a medida para nuestra cartera de clientes del sector de empresas instaladoras.
Entre los módulos que cuenta esta solución vertical que hemos adaptado se encuentran:
1.- Módulo de Cuentas (Clientes)
Registra el conjunto de Empresas (Clientes) a las cuales podemos emitirles presupuestos, órdenes
de venta o facturas. Igualmente asociarles oportunidades de negocio a gestionar con ellas.
2.- Módulo de Centros de Trabajo
Registra el conjunto de Centros de Trabajo que tienen cada una de las Empresas (Clientes). Cada
centro de trabajo es una dirección física donde se pueden instalar las distintas Máquinas/Equipos
que se describen en los siguientes módulos. Dado un cliente este puede tener hasta N Centros de
Trabajo.
3.- Módulo de Contactos
Registra las personas o contactos que trabajan en cada una de las cuentas, todo contacto debe
estar relacionado con una Cuenta la cual es la empresa para la que trabaja. El contacto tiene
datos de email, teléfono, dirección específicos del mismo y que pueden ser distintos al de su Cuenta asociada.
4.- Módulo de Presupuestos
Registra los presupuestos que se van emitiendo a cada Cuenta. Dado un presupuesto se compone
de N líneas de productos/servicios a presupuestar. Todo presupuesto puede imprimirse a PDF,
puede asociarse a una oportunidad de negocio y tiene una fecha de emisión del mismo. Los
presupuestos pueden pasar por distintos estados (creado, pendiente, aceptado). Todo presupuesto podemos generar a partir de el una copia de Orden de Venta o una copia de Factura correspondiente (Facturarlo).
5.- Módulo de Ofertas
Registra el conjunto de Ofertas de Maquinaria que se han preparado para los clientes. Toda oferta presenta una o varias máquinas y permite adjuntar al PDF de la oferta las características en PDF que tiene cada una de las máquinas ofertadas.
6.- Módulo de Albaranes
Registra el conjunto de Albaranes para las salidas de los técnicos en intervenciones en casa de los clientes. Con estos albaranes o partes de trabajo los técnicos traen el resultado de la intervención
con los distintos materiales empleados, horas de trabajo y actuación. Tras esto dentro del módulo contamos con una utilidad para realizar la Facturación automática de todos los albaranes pendientes de Facturar a los clientes.
7.- Módulo de Facturas
Registra el conjunto de Facturas de ventas que hay hacia Clientes (Cuentas). Toda factura puede estar asociada a un Presupuesto, Pedido o Albaran inicial generado a partir de ella.
8.- Módulo de Gestión de Cobros y Pagos
implantación vtiger
Registra el conjunto de Cobros de Facturas (Efectos) pendientes y los marca como completados tras la conciliación bancaria. Tras registrar los cobros de la Factura pendiente esta queda marcada como Pagada automáticamente. Desde la factura se crea un registro de cobro nuevo
con la cantidad de cobro que queda restante para dicha Factura.
Para los pagos a proveedores estos pueden ser registrados en este mismo módulo, toda Factura de compra de proveedor se le van asociando los registros de pagos quedando marcadas como
pagadas las facturas de proveedor automáticamente tras la marca como completados de dichos pagos.
9.- Módulo de Proveedores
Registra la base de datos de proveedores que se disponen para poder emitir ordenes de compra hacia los mismos.
10.- Módulo de Ordenes de Compra/Albaran Compra/Factura Compra
Registra el conjunto de Peticiones de Compras, Albaranes de Entrada, Facturas de Compra que se efectúan hacia los proveedores. Toda orden de compra esta asociada a un proveedor y tiene una fecha de registro. La orden de compra tiene N productos/servicios asociados. Dentro de la orden de compra cuando confeccionamos la misma podemos elegir como precio del producto al precio de una tarifa especial de compras. La orden de compra es transformada a Albaran de Entrada y ahí en el momento que se pone a estado “recibido” esto provoca que el Stock del producto se vea incrementado en las N unidades de dicho producto en el Albaran de Entrada.
11.- Módulo de Contratos de Servicio
Registra el conjunto de Contratos de Servicio de mantenimientos que tenemos con nuestros clientes.
Estos contratos de servicio tienen un periodo de vigencia y nos permite tener control de cuando debemos dar un soporte o mantenimiento gratuito a un cliente nuestro.
12.- Módulo de Equipos Instalados
Registra el conjunto de equipos que tenemos instalados en los posibles Centros de Trabajo de los clientes. Cada equipo se le puede asociar un contrato de mantenimiento vigente al mismo.
Cada equipo es identificado por su número de serie. Dentro de cada equipo tenemos todo el historial de intervenciones de incidencias y partes de trabajo relacionados con el mismo.
13.- Módulo de Incidencias
Registra el conjunto de incidencias de posventa que hay con Cuentas o Contactos de clientes.
Dada una incidencia esta pasa por distintos estados (pendiente, en progreso, resuelta). Las
incidencias pueden ser aperturazas automáticamente en el vTiger por un email que envíe un
cliente o bien por un alta desde el módulo de portal de clientes.
14.- Módulo de Productos/Servicios
Registra todos los productos y servicios, con sus respectivos precios de venta, distintas tarifas de
ventas, Iva aplicable, stock disponible. Los servicios son productos especiales los cuales no tienen
stock. Hay posibilidad de clasificar por familias de productos. Todos los productos son visibles a
la hora de hacer presupuestos, ordenes de venta, facturas, ordenes de compra. Cada producto
tiene un Stock en el almacén donde por cada Albaran de Entrada se ve incrementado y por cada
Factura de Venta se ve decrementado.
15.- Módulo de Precontactos
Registra una base de datos de potenciales personas que pueden hacer negocios con nosotros. A
los precontactos podemos asociarles Tareas y Eventos de visitas comerciales o llamadas dentro
del Calendario.
16.- Módulo de Campañas
Registra el conjunto de campañas comerciales que se quieren gestionar desde el CRM. A una
campaña comercial puedes agregarle N registros de Contactos, Precontactos, o Cuentas. Como
fruto de una campaña tienes M registros de nuevas oportunidades de negocio generadas.
Podemos enviar automáticamente emails personalizados uno a uno a todos los contactos
asociados a la campaña y medir las aperturas de emails que se han producido por parte de los
contactos.
17.- Módulo de Calendario
Visualización en un Google Calendar de todos los eventos y fechas que ocurren en el sistema.
Registro de visitas comerciales, cumpleaños de contactos, tareas pendientes, vencimiento de
oportunidades, vencimiento de facturas, inicio de proyectos, inicio de actividades.
18.- Módulo de Tareas / Eventos
Dado un contacto, precontacto, o cuenta podemos crearle un registro de Tarea o de Evento que
permite controlar dentro del calendario la fecha de realización de la misma, igualmente queda
registrado y asociado dentro de la ficha del contacto.
19.- Módulo de Oportunidades
Registra todas aquellas oportunidades de negocio detectadas con cuentas o contactos. Una vez
convertimos el precontacto el programa nos da la opción de crear una oportunidad de negocio
con la cuenta/contacto creado.
20.- Módulo de Documentos
Gestiona documentos que pueden ser asociados a Cuentas, Contactos, Precontactos,
Oportunidades, Presupuestos, Facturas y otros módulos principales. Se puede estructurar en
carpetas toda esta gestión documental. Se pueden adjuntar estos documentos en el proceso de
enviar emails desde la propia herramienta.
21.- Módulo de Portal de Clientes
Portal de acceso para los clientes de la empresa. A través de un login/password que le llega por
email automáticamente el cliente se conecta a este portal y puede trabajar con: el listado de
presupuestos que se le han emitido, el listado de facturas, el listado de incidencias a gestionar,
abrir un nueva incidencia.
22.- Módulo de app Android para partes de Trabajo
A través de nuestra aplicación de gestión de Tickets de Android de Hostgreen se permite realizar a los técnicos de campo operaciones como son: recoger la firma del cliente para incluir en el documento PDF del parte de trabajo, registrar comentarios sobre la resolución del ticket, imputar distintos materiales empleados en la resolución para la posterior facturación automática de los mismos junto a las horas de trabajo del parte de trabajo.
23.- Módulo de app Android/iOS para control de accesos RRHH
A través de nuestra aplicación de gestión de accesos se registra la entrada y salida de cada trabajador en los distintos centros de trabajo dejando registro de la geolocalización del fichaje ya sea de entrada y salida. Posteriormente todos estos fichajes pueden ser exportados a excel desde vTiger CRM para llevar un control y gestión de informes de los mismos.
